10 мая 2016

Как справляться с многозадачностью

Как справляться с многозадачностью

Мы привыкли восхищаться людьми, которые умеют делать всё и сразу. Совсем как Юлий Цезарь. И действительно - в нашем вечно спешащем мире уже просто необходимо уметь делать несколько дел одновременно. Но несмотря на то, что всё чаще выходят технические новинки, дабы облегчить нам эту участь, начальству гораздо выгоднее поручить несколько заданий одному работнику, чем нанять нескольких работников. В этой статье мы попробуем разобраться, как справляться со всеми поставленными задачами, при этом выполняя каждую качественно.

Самая большая проблема многозадачности состоит в том, что это может снизить качество нашей работы - мы стараемся сделать несколько вещей сразу, и в, результате, мы делаем это хуже, чем если бы мы фокусировались на каждой задаче по отдельности.

Когда мы переключаемся с одной задачи на другую, наш мозг тоже должен переключиться, чтобы справиться с новой информацией. Если мы делаем это быстро, например, при многозадачности, мы просто не можем полностью сконцентрироваться на работе при каждом переключении. Таким образом, качество нашей работы страдает. И чем сложнее задачи, между которыми мы переключаемся, тем больше будет потеря качества. Например, было бы почти невозможно создать хорошую презентацию, эмоционально разговаривая с коллегой.

Многозадачность появляется чаще, когда вы работаете над проектом или заданием, от которого вы не в восторге. Например, создание годового отчета кажется вам делом не из приятных, и потому вы можете часто проверять свою электронную почту или заниматься побочными проектами, чтобы уменьшить страдания от текущей задачи.

Вот шесть советов, как препятствовать многозадачности в работе, снизить уровень стресса и стать более продуктивным:

  1. Работая за компьютером, оставляйте открытой всего лишь одну вкладку. После выполнения задачи эту вкладку можно закрыть и открыть следующую. Говорят, что одновременно вести несколько дел помогает использование нескольких компьютерных мониторов — они решают проблемы с краткосрочной памятью и повышают продуктивность.

  2. Прежде, чем начать работу над еще одной задачей, советуют ее предварительно разбить на подзадачи, используя технику «Помодоро». Суть этого метода в том, что, разбивая задачу (день) на структурированные части, вы сосредоточенно работаете над выполнением по 25 минут, делая кратковременные перерывы. Не забывайте, что можно использовать приложения для смартфонов, они есть и для iPhone/iPad, и для Android.

  3. Важность планирования трудно переоценить, поэтому умение спланировать работу в режиме многозадачности будет крайне полезным. Важно научиться назначать приоритеты задачам и всегда решать в первую очередь самые важные и самые срочные. Знайте свое время, знайте свои задачи и планируйте их соответственно, советуют те, кто с этим легко справляется.

  4. Каждый раз, когда вы идете, чтобы проверить свою электронную почту или перезвонить кому-нибудь в то время, когда вы на самом деле должны заниматься другим, сделайте глубокий вдох и не поддавайтесь искушению. Сосредоточьте свое внимание на том, что вы должны делать.

  5. Если вы получаете звуковые уведомления, когда вам приходят письма или сообщения, выключите звук. Это может помочь вам избежать соблазна отвлекаться на посторонние дела. Для телефона есть специальное приложение Forest, которое помогает хозяину смартфона отложить устройство и сфокусироваться на работе. Приложение не позволит вам отвлекаться на любые уведомления, но позволит ответить на звонок.

  6. Всякий раз, когда вы застали себя за выполнением нескольких дел сразу, остановитесь. Дайте себе пять минут, чтобы спокойно посидеть с закрытыми глазами. Даже такие короткие перерывы могут переориентировать ваш ум, снизить уровень стресса и улучшить вашу концентрацию. Кроме того, это даст вашему мозгу необходимый перерыв во время напряженного дня.

Понимая, что режим многозадачности сам по себе не всегда продуктивен, необходимо видеть различия между ситуациями, и понимать, когда действительно нужно выполнять несколько дел одновременно, и когда этого можно избежать. Надо стараться решать задачи по мере их поступления. За это ваш мозг скажет вам спасибо.

Автор: Лилия Воронина.

← Назад к списку статей