25 июля 2016

Тайм-менеджмент для предпринимателей

Тайм-менеджмент для предпринимателей

Время — самая большая ценность для активных людей. Его постоянно не хватает. Причем зачастую его не хватает для наиболее важных задач. Почему не хватает времени? Дэн Кеннеди в своей книге «Time Management for Entrepreneurs», которая в российском издании вышла с названием «Жёсткий тайм-менеджмент», называет две причины: времясосущие вампиры и вы сами. Что нужно делать, чтобы взять свою жизнь под контроль? Пойти наконец на радикальные меры и освоить жесткий тайм-менеджмент!

Цифра, которая изменит вашу жизнь

Дэн Кеннеди подвергает сомнению прием подсчитывать стоимость каждого вашего рабочего часа, прочно вошедший в практику множества гуру эффективности и бизнес-тренеров.

По мнению Дэна Кенеди все это — туфта, так как расчеты сделаны исходя из предположения, будто человек работает 8 часов в день, чего в принципе не бывает. Так, по опросу пятисот генеральных директоров издательством Fortune оказалось, что их среднее продук­тивное время составляет всего 28 минут в день.

Занимаетесь ли вы самой важной работой в течение всего рабочего времени? Очень и очень вряд ли. Скорее всего, вам также приходится отвлекаться, а большую часть рабочего времени съедают совершенно непродуктивные занятия. Поэтому, чтобы посчитать стоимость вашего времени, нужно ориентироваться не на рабочий час, а на другое понятие — продуктивный или оплачиваемый час. Как его вычислить?

Допустим, вы продуктивны три часа в рабочий день. Умножьте три часа на количество рабочих дней в году. Затем сумму, которую вы хотите получать в год (или которую вы уже получаете, если она вас устраивает), разделите на посчитанное количество продуктивных часов в год. Это и будет стоимость вашего продуктивного часа. Если разделите эту сумму на 60, то получите стоимость минуты вашего продуктивного времени.

Дэн Кеннеди настоятельно рекомендует всегда держать эту цифру в голове. Задавайте себе вопрос — стоит ли то, что я делаю сейчас, этой суммы и нужно ли продолжать это делать? Этот подход сразу отсеет половину ненужных дел.

Интересно, что по наблюдениям Дэна Кеннеди, 8 из 10 предпринимателей, которым он задает вопрос о сумме желаемого базового заработка не могут на него ответить. То есть они не знают сколько они будут платить сами себе.

Безжалостная истина номер 1:

Если сам не знаешь цену своему времени, не ожидаи, что его будут ценить другие.

Осиновый кол для времясосущих вампиров

Кого Дэн Кеннеди называет времясосущими вампирами? Наверняка и вам не раз приходилось сталкиваться с ними. Это те, кто поджидает вас каждый день с намерением высосать все ваше время.

Существует несколько типов времясосущих вампиров:

1) Господин «Естьминутка»

Дэн Кеннеди называет его самым коварным вампиром. Если его вовремя не остановить, он начнет забегать на минутку и к вам домой. Причем, как отмечает Дэн Кеннеди, у этого вампира талант отвлекать вас именно тогда, когда вы занимаетесь серьезным делом.

Что можно сделать?

Во-первых, не нужно думать, что поведение «Естьминутки» это что-то несущественное. Поэтому пора перестать любезничать с ним, он этого не заслуживает, так как явно показывает, что ему не важно то, чем вы занимаетесь, и что он не ценит ваше время. Такой подход собьет его с толку и приучит к порядку. Конечно, не с первого раза. И даже не со второго. Но будьте настойчивы и непреклонны.

2) Другой распространенный кровососущий вампир — «Господин Совещание». Кажется, что многие люди поселились на совещаниях, так они их любят.

И действительно, совещания — это отличный способ продемонстрировать собственную важность, не принимая никаких решений и не неся за них ответственность. Есть ли средство против совещаний? Во-первых, спросите себя, нужно ли вам вообще быть и можно ли решить вопрос каким-то альтернативным вариантом. Если совещание нужно, вот несколько колов, которые вы можете пустить в ход, чтобы остановить бес­конечные вампирские «кровавые посиделки»:

  1. Назначаите совещание перед обедом или в конце дня, когда вампирам уже не терпится закончить дела, пре­вратиться в нетопыреи и вылететь вон.
  2. Никакого кофе и чая!
  3. Заранее раздаите всем повестку совещания.
  4. Сформулируите и доведите до всех четкую и достижи­мую цель совещания.

Если вам приходится посещать совещания, то нужно иметь под рукои несколько колов для «Господина Совещание»:

  1. Заранее узнаите, какая информация от вас требуется, и подготовьте краткое и содержательное выступление.
  2. Имеите запаснои план отхода: попросите кого-то заити и вызвать вас в определенное время или позвонить вам на сотовыи и т.п. Вы можете выити и, поговорив, если нужно, вернуться — только вряд ли вернетесь.

3) Следующий вампир — «Господин Ерунда». Вампиры этого типа не видят различий между важными делами и ерундовыми. Они отвлекают вас от ваших дел, чтобы вы решали их абсолютно пустяковые дела.

4) Еще один вид вампиров — люди с неадекватной и слишком эмоциональной реакциейна любую сложность. Любую проблему они способны превратить в трагедию, они все преувеличивают, делают из мухи слона. Важно понять — от вас им нужно не решение проблемы. Они хотят вовлечь вас в свою драму. Поэтому лучший способ борьбы с ними — не вовлекаться, перехватить инициативу на себя и самому стать таким вампиром, вспомнив какую-нибудь душещипательную историю из своей жизни.

Как отмечает Дэн Кеннеди, количество видов вампиров не исчерпывается перечисленными. Однако суть от этого не меняется — нужно научиться справляться с ними (по выражению автора, втыкать осиновый кол в сердце). И нужно перестать делать то, что привлекало их к вам.

Безжалостная истина номер 2:

Хроновампиры высосут из вас столько крови, сколько вы позволите. Если вы высосаны досуха к концу дня — это ваша вина.

Как перестать отрываться от работы

Телефонные звонки, факсы, электронные письма и прочие независящие от вас отвлечения, которые не позволяют закончить важное дело, по меньшей мере действуют раздражающе. Как с ними бороться? Дэн Кеннеди утверждает, что все крайне просто. Нужно просто прекратить отвлекаться. Потому что в основном никаких реальных причин отвлекаться нет.

Нужно использовать следующую тактику:

Потеряться — стать недоступным для людей, без конца обращающихся к вам с вопросами, которые они сами способны решить

Безжалостная истина номер 3:

Если тебя невозможно найти, тебе невозможно помешать.

Самое мощное правило

Дэн Кеннеди на основе своего 25-летнего опыта в бизнесе пришел к убеждению, что есть одна самая важная вещь, которая отличает успешных людей от неудачников. И это — пунктуальность.

Безжалостная истина номер 4:

Пунктуальность — источник личного авторитета.

Кроме того, по собственным наблюдением автора, непунктуальным людям нельзя доверять. Именно по пунктуальности и уважению к чужому времени, Дэн Кеннеди решает, следует ли иметь дело с человеком. Факт в том, что и другие люди имеют свои критерии, с которыми подходят к оценке других людей, и зачастую именно пунктуальность становится важнейшим критерием.

Безжалостная истина номер 5:

Обязательно суди. Но помни, что и тебя судят. Как отмечает автор, пунктуальность, как и ее отсутствие, говорит и самооценке человека.

«Волшебная сила», которая делает неудержимым

Большинство людей слишком просто и с радостью отвлекаются. Но чтобы чего-то добиться в жизни, требуется умение концентрироваться на главном, пусть для этого придется пожертвовать некоторыми сиюминутными удовольствиями. Дэн Кеннеди считает, что внутренняя дисциплина делать ТО, ЧТО НУЖНО несмотря на отвлечения и соблазны — это «волшебная сила, которая делает человека неудержимым и помогает добиваться всех целей. Настоящему дисциплинированному человеку не нужно на­ставлять на вас оружие, чтобы взять то, чего он хочет. Люди чувствуют за ним силу и радостно отдают ему все, что имеют».

Безжалостная истина номер 6:

Внутренняя дисциплина притягательна.

Десять самых главных стратегий планирования времени или все, что нужно знать о тайм-менеджменте

Многие считают, будто есть какой-то особый секрет успеха, узнав который можно стать богатым и счастливым, все будет получаться, и жизнь изменится к лучшему. Однако, по мнению автора, в тайм-менеджменте волшебных секретов нет. Все довольно просто —любая система тайм-менеджмента строится на 10 базовых техниках:

Техника 1. Приручите телефон

Как отмечалось ранее, кидаться сразу отвечать на телефон или сообщение — скорее всего, дурная привычка, поэтому лучше фильтровать звонки и проверять почту в строго отведенное для этого время.

Техника 2. Минимум деловых встреч

Избегайте совещаний потому, что «большинство встреч заканчивается на том же, на чем началось». И как подчеркивает автор, если в компании несколько конференц-залов — это плохой знак.

Техника 3. Абсолютная пунктуальность

Это залог личного авторитета.

Техника 4. Составление списков

Все помнить невозможно, поэтому нужно составлять списки дел, причем лучше подходить к этому с умом и системно. Ранжируйте дела по степени важности, и не важно каким инструментом вы для этого пользуетесь — навороченным смартфоном или обычным блокнотом. Творческим натурам обычно претит идея создавать списки дел, однако, Дэн Кеннеди уверен, что использование списков, наоборот, высвобождает время для творческих и важных занятий, помогая не загружать свой мозг рутиной.

Техника 5. «Все — на службу своим целям (секрет того, почему в мире не так уж много миллионеров)»

Дэн Кеннеди приводит слова своего коллеги Джима Рона, который говорит о том, что единственная причина, почему люди не становятся миллионерами состоит в том, что у них нет веских причин для этого. Из этого следует, что для того, чтобы быть эффективным, нужно найти причины, и все, что вы делаете привязывать к этим причинам.

Но можете ли вы объяснить, что значит быть эффективным? Понимание того, что подразумевается под эффективностью, делает ваши цели ясными и конкретными.

Техника 6. Каталог событии

Эта техника предназначена для тех, кто не может похвастаться завидной памятью и тех, кто предпочитает не рассчитывать на нее. Также можно пользоваться любой компьютерной программой с аналогичной системой.

Техника 7. Времяблоки

Суть техники в том, чтобы заблокировать в календаре (например, на год) определенное количество дней на обязательные занятия, о которых вы знаете заранее (например, поездки, праздники, мероприятия, конференции, время ремонта, отдых). Посчитав количество оставшихся свободных дней, можно прийти к выводу, что вы располагаете не таким уж и большим количеством свободного времени. Внутри этого оставшегося времени вы блокируете время для работы, творчества и достижения своих целей по часам.

Техника 8. Минимум внеплановои деятельности

Обычно мало кто планирует деятельность, большинство людей попросту работают по обстановке. Однако это не самый эффективный подход. Гораздо лучший способ — расписывать каждый свой день по получасовым отрезкам от начала до конца. Как отмечает автор, любая работа будет выполняться эффективнее, если заранее определить, сколько времени займет ее выполнение. И это сведет к минимуму незапланированную деятельность.

Техника 9. Польза от «обрезков»

Если вы стоите в очереди, застряли в пробке или ждете посадки в самолет, не теряйте это время зря, его можно провести с пользой. Например, прочитать или послушать полезный аудиоматерал. Так как если сложить все минуты, которые вы привыкли терять из-за всяких проволочек, то набежит порядочное количество часов.

Техника 10. Подальше от стада

Научитесь избегать траты времени в местах, в которых в определенные часы скапливается народ. Например, выехав на работу пораньше можно избежать пробок. Продумывайте лучшие маршруты, не ездите в банки по пятницам и в магазины перед праздниками — гарантировано простоите в очереди.

Как справиться с информационнои лавинои

Для тех, кто не хочет погрязнуть в информационном хаосе, Дэн Кеннеди дает несколько простых советов:

  • повышайте скорость чтения: изучите скорочтение, читайте дайджесты и саммари;
  • выделяйте только нужную вам информацию;
  • не ведитеь на псевдоинформацию — бесполезные для вас новости;
  • пользуетесь технологиями, но помните, что зачастую они создают лишь иллюзию эффективности;
  • хорошо разбирайтесь в нескольких вопросах, это поможет не только вашей карьере, но и ограничит поток ненужной информации;
  • когда что-то ищите, знайте, что хотите найти.

Организация и управление идеями

Многие люди наивно полагают, что обязательно запомнят посетившую их гениальную идею. Но проходит совсем немного времени, и от идеи не остается и следа. Поэтому нужно «хватать» идеи, не упуская ни одной. Успешные люди не только записывают идеи, но и умеют управлять ими. Как? Дэн Кеннеди предлагает метод раскадровки, который он позаимствовал у Маикла Вэнса, помощника Уолта Диснея. Смысл в том, чтобы завести на каждый проект свою тетрадь или блокнот (в общем, выделить специальное место) и всегда иметь возможность записать туда идею. Также можно использовать диктофон или какой-либо удобный вам гаджет.

Безжалостная истина 7:

Кто не упорядочивает информацию, тот не может заработать на информации.

Уволь себя, наиди себе замену, делаи больше денег и живи веселеи

Как отмечает Дэн Кеннеди, у предпринимателя всегда найдется повод для расстройства, будь то препоны государственных органов или юристов, но самое главная беда — это рутина.

Обычно из предпринимателей не получается хороших руководителей. Почему? Потому что управление — это слишком рутинная работа.

Успех заключается в том, чтобы избегать дел, в которых вы не мастер, и вкладывать свое время, силы и талант в то, что получается у вас лучше всего. В этом состоит формула максимальнои личнои эффективности для специалиста.

Что нужно делать в этом направлении?

Безжалостная истина 8:

Вполне нормально — уже хорошо.

Любой успешный предприниматель, чтобы двигаться вперед, должен делегировать старые обязанности и задачи, освобождая место для новых, более насущных.

Как делегировать?

Вы ДОЛЖНЫ освоить трудныи навык делегирования. Чтобы делать это эффективно, используите следующии семишаго­выи алгоритм:

  1. Поимите, что нужно сделать.
  2. Убедитесь, что исполнитель понимает, что нужно сде­лать.
  3. Объясните ему, почему необходимо сделать именно так, как вы предписываете.
  4. Научите его, как все сделать без надзора и диктовки.
  5. Убедитесь, что исполнитель усвоил технологию.
  6. Назначьте срок завершения работы или даты отчетов о проделаннои работе.
  7. Убедитесь, что день и час, а также форма отчета согла­сованы.

Кстати, вам потребуется изрядная сила воли, чтобы не вме­шиваться и не диктовать исполнителю.

Безжалостная истина 9:

Освобождение — высшее достижение предпринимателя.

Почему год проходит, а прогресса никакого?

Во-первых, потому что многие люди считают, что им что-то положено априори. Дэн Кеннеди описывает положение дел в Америке, однако его слова могут быть справедливы не только для его страны.

Безжалостная истина 10:

На самом деле никому ничего не положено, кроме возможности. Даже равных условии не положено. Ничего. Только возможность.

Заключение:

Используйте техники тайм-менеджмента для организации своей деятельности — будьте недоступны, приручите телефон, составляйте списки дел, устанавливайте времяблоки, привязывайте свои текущие дела к своим целям. И помните, что эффективность это процесс, идущий изнутри наружу, а не наоборот.

Саммари «Тайм-менеджмент для предпринимателей» на сайте Makeright.ru Если вы больше не хотите получать подобные сообщения, можно отписаться от рассылки.

А теперь реклама наших друзей

Makeright.ru делает обзоры из книг о бизнесе, саморазвитии, психологии, здоровье и науке.

Они способствуют личностному и карьерному росту, приобретению новых навыков и улучшению качества вашей жизни.

Сервис Makeright.ru основан для того, чтобы помогать людям находить полезные идеи и менять их жизнь к лучшему.

Наши материалы — это не чьи-то досужие домыслы, а качественная информация из книг авторов, которые глубоко разбираются в своей теме и сами добились в жизни того, о чем они пишут.

Если вас интересует личностный рост и профессиональное развитие, если вам важна качестенная информация, и если вы испытываете нехватку времени на чтение, то присоединяйтесь к подписчикам сервиса Makeright.ru.

Для корпоративных клиентов особые условия и специальные тарифы.

← Назад к списку статей